Armazenar apenas o necessário evita prejuízos e ajuda a manter a saúde financeira da empresa
A gestão de estoque é um dos principais desafios para empresas de todos os segmentos e tamanhos. Afinal, manter um controle preciso dos produtos armazenados é essencial para garantir eficiência operacional, reduzir custos e assegurar que as demandas dos clientes sejam atendidas.
No entanto, conseguir esse equilíbrio nem sempre é fácil. Administrar o estoque não se resume à contagem e organização da mercadoria. É preciso ter uma visão estratégica e integrada de toda a cadeia produtiva, desde a previsão de demanda até a entrega ao cliente final. Isso porque estoque pronto significa dinheiro parado, segundo João Lima.
“Quem pensa ´se eu tenho estoque, eu tenho gordura´ é equivocada porque a gordura te deixa mais pesado. A produção não remunera ninguém e ainda reduz o capital de giro”, afirma.
João Lima explica que para ter uma gestão de estoque eficiente é preciso que as empresas invistam mais tempo para entender seu ciclo de produção. “O meu histórico é positivo ou apresentou ineficiência em algum período? O olhar de retrovisor não dita o que vai acontecer no futuro. Mas dá uma boa base de como você se comporta nos momentos em que o mercado está mais ou menos aquecido. Isso é muito importante porque mostra os indicadores da companhia e se a forma de gerir tem de mudar”, explica.
Entender onde sua empresa está na cadeia produtiva do setor em que atual é imprescindível. Você vende commodities, matéria-prima ou produto final? Depende de muitos fornecedores? Eles estão dentro ou fora do Brasil? Saber disso é relevante para planejar a logística e custo operacional.
“Não é só olhar da produção para frente. É necessário olhar para trás também, para o restante da cadeia produtiva. Os fornecedores vão entregar o que você precisa a tempo? A qual preço? Esses detalhes também fazem diferença na gestão de estoque”, enfatiza Lima.
Diálogos são sempre bem-vindos
Um dos erros cometidos pelas empresas, de acordo com Lima, é a falta de comunicação entre os departamentos, principalmente o Comercial e o Financeiro. É comum vendedores aceitarem pedidos e correrem para entregá-los aos clientes sem saber se a companhia terá recursos para produzi-los. Com isso, empresas sacrificam o capital de giro ou acabam fazendo um empréstimo para garantir a produção, perdendo lucro e até tendo prejuízo.
“Financeiro e comercial devem trabalhar de forma integrada para que um entenda as necessidades e dificuldades do outro. A sinergia entre esses departamentos é fundamental e as metas de ambos devem ser convergentes. Isso se faz com planejamento, organização e calibragem ao longo do ano. Quanto mais volatilidade na economia, mais acompanhamento e ajustes devem ser feitos”, enfatiza.
O diálogo com o cliente também é importante para compreender o que ele procura e mais valoriza num fornecedor: velocidade? Preço? Atendimento? Entrega? Nem todos precisam de produtos à pronta entrega. Com conversa muitos podem aceitar até 10 dias de programação. Dessa maneira o processo será mais enxuto e o controle maior. O ideal é que se tenha pouco estoque e ele seja produzido sob demanda.
Gestão de estoque impacta na concessão de crédito
Produtos vendidos a prazo que não são pagos geram um déficit para a empresa. Quando o montante esperado deixa de entrar, o capital de giro precisa ser reajustado, principalmente, quando o valor do default é alto. Este fato não impede que a empresa continue a oferecer crédito a outros clientes. Mas a concessão deve ser feita com um olhar mais cuidadoso e criterioso.
“Não é o tamanho do cliente que tem de ser analisado: é o caixa, se ele vai ter recursos para pagar a compra. Você não dá dinheiro para uma marca, não importa quão famosa ele seja. Você dá crédito para uma empresa que vai pagar pelo crédito que você deu”, alerta.
Caso um cliente de longa data, com um histórico positivo, passe por um momento de instabilidade, o ideal é manter a relação. A primeira dica é buscar alternativas e negociar.
João Lima orienta: “Eu não topo dar 1 milhão de crédito com 120 dias de prazo. Mas se você fizer um adiantamento de 30% isso cobre os meus custos pelo menos com a matéria-prima e com a estrutura produtiva. Então, se eu tomar um default lá na frente eu não perdi tudo”.
A segunda dica é monitorar a venda, entrega e pagamento de perto. Ao menor sinal de cenário adverso se cerque de providências para evitar prejuízos.
Outras dicas
Para ajudar a aprimorar a gestão de estoque na sua empresa, separamos algumas dicas fundamentais:
1- Utilize um sistema de gerenciamento de estoque: para ter uma gestão eficiente, é imprescindível ter um sistema que proporcione uma visão ampla do seu estoque, permitindo acompanhar todas as movimentações e obter informações precisas sobre os produtos armazenados.
2- Faça uma previsão de demanda: entender as tendências do mercado e as necessidades dos clientes é fundamental para realizar uma previsão de demanda adequada. Ela vai orientar todo o planejamento da empresa, evitando que o estoque fique abarrotado ou que falte mercadoria.
3- Controle o estoque mínimo: estabeleça um estoque mínimo de cada produto e controle-o regularmente. Isso vai evitar a falta de mercadoria e a perda de vendas.
4- Realize um inventário periódico: mesmo com um bom sistema de gerenciamento de estoque, é importante realizá-lo um inventário periódico. Isso vai ajudar a identificar possíveis desvios ou perdas de produtos e aplicar as medidas corretivas necessárias.
5- Adote o sistema de PEPS: o sistema de PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) é uma metodologia de controle de estoque que permite priorizar a venda dos produtos mais antigos, evitando que eles fiquem parados no estoque e se tornem obsoletos.
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